Beberapa etika mengirim email yang kita terapkan adalah sebagai berikut:
1. Salam pembuka
Ada baiknya email yang dikirimkan disertai dengan salam pembuka. Salam
pembuka dapat berupa formal ataupun tidak formal, tergantung penerima
email. Salam pembuka kepada guru, rekan kerja, orang yang pantas
dihormati, tentu saja berbeda dengan salam pembuka kepada teman atau
saudara kita.
2. Perkenalkan diri
Jika orang yang kita kirimi email adalah orang yang tidak kenal dengan
kita, sebaiknya kita memperkenalkan diri terlebih dahulu. Jika kita
pernah bertemu, sebutkan di mana kita pernah bertemu. Atau jika tidak,
lebih baik kita mengatakan juga dari mana kita mendapatkan alamat email
tersebut.
3. Langsung ke pokok permasalahan
Membaca email yang terlalu panjang dapat membosankan. Karena itu,
usahakan agar email yang kita tulis tepat pada sasaran dan tidak
bertele-tele, sehingga tidak perlu terlalu panjang.
4. Jawablah semua pertanyaan
Jika kita membalas atau mereply email, usahakan agar semua informasi
yang ditanyakan kita jawab. Bila kita tidak tahu, jawablah dengan tidak
tahu. Pertanyaan yang kita abaikan dapat membuat orang lain merasa tidak
diperhatikan dan mungkin saja pertanyaan yang sama akan ditanyakan
lagi. Hal ini tentu saja akan mengganggu kita.
5. Lakukan pengeditan
Sebelum mengirimkan email, ada baiknya kita mengedit kembali tulisan
email kita. Kata-kata yang tidak pas atau kesalahan penulisan yang kita
biarkan dapat memberikan kesan yang tidak baik bagi penerima email.
Bila kita memformard sebagian atau seluruh pesan pada pihak lain, akan
muncul tanda “>” atau “>>” di setiap baris email yang akan kita
forward. Sebaiknya, kita mengahpus tan tersebut. Dengan demikian,
penerima email yang kita forward dapat membaca isi email kita tanpa
terganggu dengan tanda-tanda di atas.
Memforward email tanpa menghilangkan tanda “>” atau “>>” dapat
menimbulkan kesan ketidakpedulian kita terhadap email yang kita forward.
Namun, pada sebagian website email, tanda tersebut tidak akan
ditampilkan apabila kita memforward email.
6. Gunakan subjek yang sesuai
Selalu gunakan subjel atau judul yang sesuai. Subjek atau judul yang
sesua akan memudahkan penerima email menangkap informasi yang ingin kita
sampaikan karena judul email akan langsung membuka pikiran penerima
akan topic yang kita bahas.
Jika kita saling bertukar email beberapa kali, topic pembicaraan mungkin
saja telah berubah dari sebelumnya. Oleh karena itu, jangan lupa
mengubah subjek email.
Salah satu kesalahan yang sering muncul ketika menuliskan subjek email
adalah penulisan subjek email terlalu umum. Sebagai contoh, subjek
“minta informasi”. Tentunya akan lebih baik jika dibuat menjadi “minta
informasi no telp Ibu Octa”. Dengan subjek tersebut maka penerima akan
langsung mengetahui informasi apa yang diminta dari pengirim email.
7. Mengatur prioritas
Kadang-kadang pengirim email senang menambahkan kata penting atau urgent
di subjek email agar penerima menempatkannya sebagai email yang penting
dibuka atau dibalas. Bla melakukan hal seperti ini, kita perlu
memastikan bahwa email kita memang betul-betul penting atau urgent.
8. Hapuslah pesan reply yang tidak perlu
Mereply email tanpa menghapus isi email terdahulu kadang-kadang membantu
penerima email mengingat apa yang dia sudah kirimkan kepada kita. Hal
ini akan membantu penerima email untuk menangkap pesan balasan dari
kita. Namun, sering kali setelah membalas email beberapa kali, topic
kita sudah berubah dan tidak berhubungan lagi dengan sebelumnya. Jika
hal ini terjadi, ada baiknya kita menghapus pesan-pesan sebelumnya.
9. Jangan meneruskan email berantai
Kadang-kadang kita menerima email berupa cerita, humor atau hal-hal lain
yang kemudian meminta kita untuk meneruskan email tersebut kepada
sejumlah orang dan mengancam kita bila tidak meneruskannya. Hal seperti
ini cukup mengesalkan. Jika hal ini terjadi, sebaiknya kita tidak usah
mengirimkan kepada orang atau teman-teman kita.
10. Hormati privasi orang lain
Hormati juga alamat email mereka. Bila kita sedang mengirimkan email ke
sejumlah orang yang mungkin satu sama lain tidak saling kenal, gunakan
“bcc” atau blind carbon copy agar alamat-alamat email mereka tidak
saling diketahui.
Sebagian orang tidak suka kalau alamat emailnya kita berikan kepada
orang lain, sekalipun tanpa sengaja. Setelah itu, alamat email sering
kali digunakan oleh orang yang tidak bertanggung jawab dengan cara
mengirimkan “spam” ke alamat email tersebut. Jika hal ini terjadi, orang
lain akan complain kepada kita.
11. Jangan melakukan spam
Mungkin saja kita tidak sengaja melakukannya. Banyak orang tidak
menyadari jika mereka menggunakan alamat-alamat email yang mereka dapat
dari ‘forwarded email”, kemudian menggunakannya tanpa permisi. Hal ini
termasuk bentuk spam.
12. Gunakan huruf besar seperlunya
Dalam menulis email, kita tidak boleh menggunakan huruf besar semua.
Menulis dengan mengaktifkan huruf besar (capslock) dapat diartikan
sebagai pertanda kemarahan atau kita sedang berteriak-teriak. Karena itu
gunakan huruf besar seperlunya.
13. Hati-hati bila menggunakan singkatan dan ikon emosi
Kita perlu berhati-hati menggunakan singkatan-singkatan dan ikon emosi
(emotion). Belum tentu penerima email mengerti apa yang kita maksudkan.
Terlebih jika kita mengirimkan email untuk urusan resmi. Kesalahan
pengetian dari penerima email akan merugikan kita sendiri.
14. Jangan terbawa emosi
Jika kita menerima email yang kurang menyenangkan, jangan membalas saat
itu juga. Kita perlu memikirkan maksud sebenarnya. Menunggu beberapa
waktu sebelum membalasnya juga akan membuat emosi kita mereda. Dengan
demikian, kita dapat berpikir dan bertindak dengan kepala dingin.
15. Bersabarlah menunggu balasan email
Kita harus bersabar bila email yang kita kirimkan belum dibalas. Orang
lain mungkin mempunyai kesibukan tersendiri dan belum sempat membalas
email kita. Banyak orang hanya mengecek emailnya seminggu sekali, bahkan
lebih lama dari itu.
16. Ketertarikan yang berbeda
Jangan terus menerus mengirimkan sesuatu pada mereka yang tidak pernah
membalasnya, meskipun dengan ucapan terima kasih. Setiap orang memiliki
ketertarikan akan sesuatu hal yang berbeda-beda. Topik yang kita anggap
menarik, belum tentu menarik bagi orang lain. Cerita-cerita yang kita
anggap lucu, bias saja menjadi cerita bodoh bagi orang lain. Sebaiknya,
kita menanyakan apakah dia senang dengan email yang kita kirimkan.
17. Jangan lampirkan file yang tidak perlu
Sebaiknya kita tidak melampirkan file yang tidak perlu dalam email kita.
Hal ini sering kali terjadi secara tidak sengaja. Sering kali kita lupa
menghapus file attachment pada saat memforward atau mereply email.
File-file tersebut akan membuat kotak surat penerima email menjadi
penuh.
18. Buatlah layout yang baik
Membaca email kadang kala tidak nyaman. Hal ini dikarenakan kita harus
membacanya di depan computer, apalagi jika sudah bekerja di depan
computer seharian. Karena itu, jika kita mengirimkan email, sebaiknya
kita membuat layout yang baik, sehingga penerima email dapat membacanya
dengan mudah.
sumber : http://start2bloggers.blogspot.co.id/2011/12/etika-mengirimkan-e-mail.html
